Umweltberaterin sichert wirtschaftliche Umweltzertifizierung: mit elektronischem Qualitätssicherungssystem

Zunehmend führen auch kleine und mittlere Unternehmen, Kommunen und Einrichtungen ein Umweltmanagementsystem ein. Sie möchten damit ihr Image bei den Kunden und in der Öffentlichkeit verbessern, ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern, ihr Haftungsrisiko senken und die Rechtssicherheit erhöhen.
„Mit den Instrumenten der Managementsysteme werden zuverlässig und nachhaltig alle gesetzliche Vorschriften und Grenzwerte eingehalten – und es wird in Sachen Umweltschutz Prävention betrieben“, sagt die Diplom-Biologin Dr. Kerstin Koenig-Hoffmann, Chefin von KKH Consulting mit Sitz in Schongau. (http://www.kkhconsulting.de)
Empfehlenswert sei, auf einem zertifizierbaren Umweltmanagementsystem-Standard zum Beispiel gemäß der europäischen Ökoaudit-Verordnung (EMAS) oder der internationalen Norm ISO 14001 aufzubauen. Denn solch ein Standard gibt praxiserprobte Vorgehensweisen vor und sichert zudem einen objektiven Nachweis auf dem Stand der Technik, wie ihn Geschäftspartner und Kunden oder aber die Bürgerinnen und Bürger einer Stadt oder Gemeinde immer öfter verlangen.

Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagement, Arbeitssicherheit usw.: Die Anforderungen an Unternehmen, Kommunen und Behörden steigen. Daher ist es gerade für kleine Einheiten entscheidend, Kosten und Aufwand möglichst in Grenzen zu halten. Das weiß die TÜV-geprüfte Umweltauditorin Dr. Koenig-Hoffmann und achtet daher stets darauf, in ihrer Umweltberatung den Kunden möglichst effiziente und wirtschaftliche Wege zur Umweltzertifizierung aufzuzeigen. (http://www.kkhconsulting.de/dienstleistungen/umweltmanagement.html)

Am Anfang dieses steht stets die Sammlung, Sichtung und Bewertung aller wichtigen Informationen zum Ist-Zustand in Firma oder Kommune. Um dies zu erleichtern und zu beschleunigen, hat Dr. Koenig-Hoffmann u.a. für Hotel- und Gastronomie, Kommunen oder Handwerksbetriebe beispielhaft Checklisten erarbeitet. Mit ihnen können sehr systematisch und effizient alle Daten gesammelt und aufbereitet und ebenso Handlungsanweisungen erstellt werden, die eine Firma oder eine Gemeinde für eine Umweltzertifizierung benötigt. Und sie lassen sich problemlos an kundenspezifische Besonderheiten anpassen.

Bei Unternehmen wird unterschieden zwischen solchen mit bzw. ohne genehmigungspflichtige Anlagen nach der 4. BImSchV sowie Unternehmen mit genehmigungspflichtigen Anlagen, die der Störfallverordnung unterliegen (12. BImSchV). Überprüft werden alle Bereiche von A wie Abfall und Arbeitsschutz und B wie Baurecht, Bodenschutz und Büro bis V wie Versicherungsschutz oder Z wie Zufriedenheit der Kunden. Für ein kommunales Umweltmanagement stehen neben Abfall, Energie und Wasser Aspekte wie Bauleitplanung, Naturschutz, Tourismus und Verkehr im Mittelpunkt. Für gastronomische Betriebe kommen Themen wie regionale Frischwaren und EG-Bio-Verordnung, Mehrwegverpackungen und Insektizide bzw. Herbizide oder die Art der An- und Abreise der Gäste mit hinzu.

Mit solchen Checklisten wird in kurzer Zeit die Grundlage gelegt, um ausgehend von der Ist-Analyse die Ziele der Umweltmaßnahmen und die Vorgehensweise für ihre Umsetzung in der Praxis zu definieren. Diese Informationsgrundlage ist oft sehr umfangreich. Daher empfiehlt Dr. Koenig-Hoffmann die elektronische Datenerfassung mit einem Instrument wie dem elektronischen Qualitätssicherungssystem e-QSS des mittelständischen Familienunternehmens Neumann & Neumann Projekt- und Beratungs GmbH mit Sitz in Steingaden. (http://www.neumann-neumann.de/software_e-qss.html) Sie selber setzt es für eine systematische und effiziente, damit für die Kunden besonders wirtschaftliche Umweltberatung ein.

Das seit rund zehn Jahren am Markt etablierte Softwaresystem e-QSS eignet sich für jede Art von Checkliste bzw. Leistungsverzeichnis, soweit diese in Excel vorliegen. e-QSS lässt sich sehr gut auch mobil für die Abarbeitung von Kontrolllisten vor Ort verwenden. Beispielsweise kann es, installiert auf einem mobilen Gerät wie einem PDA, jederzeit auf den Rundgang durch den gastronomischen Betrieb oder zum Tanklager oder Containerplatz mitgenommen werden. Es lassen sich vor Ort Fotos machen und Bemerkungen gleich vor Ort notieren.

Damit entfällt die manuelle Übertragung der Daten und der entsprechende Zeitaufwand. Ändern sich Fakten, ist dies großen Aufwand einzuarbeiten. Vor allem auch gesetzliche Änderungen im Umweltrecht lassen sich in die für das e-QSS installierten elektronischen Checklisten sehr schnell und zeitnah einarbeiten, so dass durchgängige Aktualität gewährleistet ist.
Mit e-QSS werden zudem Mängellisten erstellt. Dadurch erkennt der Anwender auf einen Blick, wo er Stärken hat und wo auf der anderen Seite seine Schwachstellen sind, an denen er zu arbeiten hat. Auf diese Weise kann er ohne großen Aufwand gezielt seine Prioritäten setzen.

Mit Hilfe von e-QSS überprüft ein Unternehmen oder eine Gemeinde in selbst gewählten zeitlichen Beständen die eigene Umweltleistung im Rahmen von internen Audits, erläutert Dr. Koenig-Hoffmann. Diese dienen dazu sicherzustellen, dass die geplanten Leistungsverbesserungen innerhalb des Zeitplans erreicht werden. Denn bekanntlich gilt eine Umweltzertifizierung jeweils für drei Jahre. Dann muss im Rahmen eines neuen Audits nachgewiesen werden, dass unter Umweltgesichtspunkten weitere Fortschritte gemacht wurden.
Veränderungen in den Umweltleistungen können beispielsweise mit Balkendiagrammen dargestellt und so sehr anschaulich verfolgt werden. Wurde beispielsweise ein Blockheizkraftwerk errichtet, bedeutet das eine erhebliche Verbesserung im Bereich Energie. Diese wird in der grafischen Darstellung sofort erkennbar.

Dr. Kerstin Koenig-Hoffmann: „Wirtschaftlichkeit und Schutz der Umwelt sind keine Widersprüche. Auch kleinere Firmen und Gemeinden können Umweltberatung und Umweltmanagementsysteme leisten, weil sie einen hoch professionellen – und das heißt auch einen wirtschaftlichen – Stand erreicht haben. Dadurch rechnet sich Umweltschutz heute mehr denn je.“



Das elektronische Qualitätssicherungssystem e-QSS

Das elektronische Qualitätssicherungssystem e-QSS besteht aus einem dreigeteilten Softwareprogramm auf mobilem Gerät, PC und Server. Auf einem PDA wird ein Schablonensystem für die Ein- und Ausgabe installiert. Die Abfrage des Leistungsverzeichnisses erfolgt in einfachen Worten; notiert wird, ob die jeweilige Aufgabe gut, schlecht oder mittelmäßig erledigt wurde. Eine auf dem PC installierte eigenständige Windows-Anwendung überwacht die synchronisierten Checks und sendet, sobald der PDA in den dazugehörenden Schuh beim PC gestellt wird oder die Daten direkt via Datenversandkarte bzw. Telefonleitung an den Server verschickt wurden, automatisch via E-Mail-Programm des Anwenders die tägliche Mängelliste an die benannten Verantwortlichen auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite sowie an die Auswertungsdatenbank. Eine ungünstige Mängelliste lässt sich nicht zurückhalten und nicht korrigieren. Der Tagesabgleich kann vor Ort ausgedruckt werden.
Ein Smartphone als mobiles Gerät verschickt die Prüfberichte direkt an den Server mit Datenbank als drittem Teil von e-QSS, auf dem die Software für die Qualitätsauswertung installiert ist. Diese erstellt die Monatsberichte mit dem Ist-Soll-Vergleich, zeigt die Entwicklung der Dienstleistungsqualität im Laufe der Monate und Schwachstellen bei der Leistungserbringung einzelner Mitarbeiter auf. Qualitätsberichte gehen an einen vereinbarten Verteiler.
Genutzt werden kann der Server der Neumann & Neumann GmbH und ihr Service der Berichtserstellung. Möglich ist ebenso eine Standalone-Version beim Kunden.
Im Dezember 2008 wurde das elektronische Qualitätssicherungs-System e-QSS zertifiziert: nach der DIN EN 13549 – Reinigungsdienstleistungen: Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme, in der die DIN ISO 2859 enthalten ist.