Einfach, effizient, papierlos - Schleupen.CS jetzt mit automatisiertem Rechnungseingang

Mit dem neuen Workflow CS.WF Rechnungseingangsprüfung unterstützt Schleupen jetzt durchgängig die automatisierte und digitale Verarbeitung von Rechnungsdaten. Der neue Workflow, der mit Unterstützung eines Kunden entwickelt wurde, sorgt dafür, dass der gesamte Prozess des Rechnungseingangs bis hin zur Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung vollständig papierlos abgewickelt werden kann. Mit Hilfe des Scan-Moduls EASY-Capture werden die Belege dabei zunächst gescannt und aufbereitet. Das Belegauslesungsprogramm Xtract von der Docutec AG sorgt dann für die Aufbereitung der Daten, so dass sie in den weiteren Prozessschritten automatisiert an die Finanzbuchhaltung übergeben und weiterverarbeitet werden können. Am Ende des Geschäftsprozesses werden die Daten dann maschinell im EASY Archiv gespeichert.

Die Lieferanten werden von Xtract automatisch anhand der Bankverbindung oder der Umsatzsteuer-Identnummer erkannt und mit den Stammdaten aus Schleupen.CS abgeglichen. Damit ist gewährleistet, dass immer der richtige Kreditor übergeben wird. Auch weitere Daten wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer oder Bestellnummer werden von Xtract maschinell ausgelesen und bereitgestellt. Das System prüft, ob die Summe der Einzelpositionen mit dem Gesamt-Warenwert übereinstimmt, rechnet die Umsatzsteuer nach und übergibt nur korrekt ausgestellte Belege an das Rechnungseingangsbuch weiter. Werden Rechnungen nicht vollständig erkannt, kann der Sachbearbeiter diese über einen Verify-Arbeitsplatz nachbearbeiten. Dabei kann das System darauf trainiert werden, die zunächst nicht automatisch erkannten Bereiche innerhalb einer Rechnung bei zukünftigen Rechnungsläufen richtig auszulesen.

Maschinelle Rechnungsprüfung
Verlassen die Daten nun das Extraktionsprogramm, werden diese via Workflows in das Rechnungseingangsbuch der Finanzbuchhaltung übergeben. An dieser Stelle beginnt der Prüfungsprozess. Vordefinierte Prüfungsschemata bilden ein Regelwerk, die es ermöglichen, anhand bestimmter Kriterien automatisiert den zuständigen Rechnungsprüfer zu bestimmen. Ist ein Prüfer abwesend, kann ein Vertreter hinterlegt werden. Alle Informationen die bisher auf der Papier-„Rechnungsfahne“ notiert wurden, werden nun direkt im System hinterlegt. Der Prüfer bearbeitet die Freigaben direkt über das Schleupen Workflowsystem und die Infopath-Anwendung aus dem Microsoft Office-Paket, ein direkter Zugriff auf die Finanzbuchhaltung ist nicht erforderlich. Ist der Prüfungs- und Freigabeprozess abgeschlossen, kann ein Sachbearbeiter der Finanzbuchhaltung die Kontierungen noch einmal prüfen und dann den Beleg abschließend im System buchen. Um sicherzustellen, dass eine Rechnung zügig bearbeitet wird und die gewährten Skonti gezogen werden können, besteht die Möglichkeit, Aufgaben mit einer Eskalationsfrist zu versehen. Hierdurch kann bestimmt werden, dass eine sachliche Prüfung beispielsweise nur zwei Tage dauern darf. Andernfalls wird die Eskalation ausgelöst und der verantwortliche Mitarbeiter über das Versäumnis informiert.

Während des gesamten Prozesses lassen sich weitere Belege wie etwa
Anlagen oder Lieferscheine zur Rechnung hinzufügen, die nach Abschluss der Rechnungsfreigabe im EASY ARCHIV mit archiviert werden. Alle Schritte des Prüfungsprozesses werden einzeln protokolliert. Dies gewährleistet die notwendige Transparenz, denn es kann jederzeit nachvollzogen werden, in welchem Status sich die Rechnungsprüfung befindet. Für die Langzeitarchivierung werden die Rechnungsdateien in das ISO-zertifizierte Format PDF/A gewandelt. Damit ist gewährleistet, dass Dokumentenrecherche und -Ausdruck langfristig möglich bleibt. Um abgelegte Rechnungen wieder anzuzeigen, können sowohl die Direktrecherche in Schleupen.CS als auch die Suchmechanismen von Easy Archiv genutzt werden. Per Knopfdruck können so die Rechnungsbelege von jedem Arbeitsplatz aus in Sekundenschnelle gefunden und angezeigt werden.