Mit AKTIF auch bei elektronischen Rechnungen auf Nummer sicher gehen

Der elektronische Austausch von Rechnungsdaten über das EDIFACT-Format INVOIC ist im Energiemarkt zwar längst Pflicht, doch er verläuft immer noch nicht reibungslos. Deswegen hat AKTIF Technology sein Energielogistiksystem AKTIF dataService mit der neuen INVOIC Workbench ausgebaut. Dieses Modul sorgt für deutlich mehr Sicherheit, denn es ermöglicht die durchgängig Kontrolle der Datenflüsse, so dass der Anwender bei Fehlern zeitnah eingreifen kann. Das gilt für elektronische Rechnungen im INVOIC-Format ebenso wie für Zahlungsavise, die als REMADV-Datensatz ein- und ausgehen. Das neue Modul arbeitet integriert mit der Rechnungsprüfung und bietet zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten. Mit umfangreichen Filterfunktionen bietet die INVOIC-Workbench zudem die Möglichkeit, auch bei großen Datenmengen den Überblick zu behalten und schnell einzelne Rechnungen zu selektieren.

Nach wie vor kommt es beim Rechnungsdatenaustausch beispielsweise zu Importfehlern. Deswegen werden bereits beim Start der INVOIC-Workbench sämtliche Rechnungen angezeigt, die nicht importiert werden konnten, etwa weil sie eine falsche ILN-Nummer (Internationale Lokations Nummer) enthalten. Damit kann sofort Kontakt mit dem jeweiligen Marktpartner aufgenommen und der Clearing-Prozess eingeleitet werden. Ist der Fehler behoben, wird über die INVOIC-Workbench ein Reimport gestartet. Daneben können über das System aber auch negative REMADVs erzeugt und versandt oder die Rechnungen einfach deaktiviert werden. Diese Rechnungen „verschwinden“ dabei nicht aus dem System, sondern können über die Historie jederzeit wieder aufgerufen werdenFür sämtliche Rechnungen steht eine Detailansicht zur Verfügung, über die eine genaue Prüfung möglich ist. Dabei können die Rechnungen nach den unterschiedlichsten Kriterien gefiltert werden, beispielsweise nach Zählpunkt, Dateiname, Rechnungstyp oder Übertragungsnummer. Sämtliche Importe und die weiteren Bearbeitungsschritte werden vom System protokolliert und können so einfach nachvollzogen werden. Damit sind die Anwender bei Nachfragen zum Bearbeitungsstatus einer Forderung jederzeit auskunftsbereit.

Auch bei den Zahlungsavisen über REMADV sorgt die INVOIC-Workbench von AKTIF für mehr Übersicht. Filterfunktionen stehen hier beispielsweise für Verteilnetzbetreiber, Versandzeiträume, Dateinamen oder REMADV-Nummern zur Verfügung. Das System zeigt zudem an, ob die REMADV positiv oder negativ war, welchen Betrag sie enthält, sowie die Rechnungsnummer, die Kundennummer und gegebenenfalls auch den Ablehnungsgrund. Ist die REMADV noch nicht versandt worden kann sie bei Bedarf zurückgesetzt und neu generiert werden.